Бізнес-процеси: поняття, види та приклади

Бізнес-процес — це невіддільна частина будь-якого підприємства, незалежно від його розміру і сфери діяльності. Він сприяє покращенню продуктивності та якості пропонованих послуг. Розберемося, що таке бізнес-процеси і яке їхнє призначення. Розглянемо, які бувають алгоритми роботи, проаналізуємо приклади. Стаття буде пізнавальною для власників підприємницької діяльності.

Що таке бізнес-процес

Бізнес-процес — це структурований комплекс взаємопов’язаних дій, які виконуються для досягнення певної мети. Він особливо важливий для підприємців, адже дає змогу оптимізувати роботу, уникнути зайвих кроків і витрат.

Розуміння важливості бізнес-процесу дає змогу систематизувати власну справу, тобто всі дії відбуватимуться за певною логікою. Так підприємство зможе виготовляти більше продукції за ту саму одиницю часу.

Чітко визначений алгоритм дій сприяє підвищенню якості послуг чи товарів, оскільки всі процеси стандартизовані. Бізнес-процес дає змогу контролювати правильність виконання завдань і вчасно виявляти проблеми. Він є основою діяльності будь-якої компанії: від маленького стартапу до масштабної корпорації. Його опис, аналіз та оптимізація є фундаментальними для успішного функціонування і розвитку власної справи.

Бізнес-процес сприяє заохоченню робітників до креативності, адже включає мозковий штурм, рефлексію і творчу співпрацю. Це дає змогу команді знаходити цікаві інноваційні рішення для досягнення мети.

Відсутність бізнес-процесу спричиняє проблеми у компаніях, наприклад виготовлення неякісної продукції, що призведе до втрати іміджу і зниження прибутку. Неякісний робочий алгоритм перешкоджає можливості залучати нових клієнтів. Підприємства, де немає ефективних механізмів управління персоналом, не зможе втримати кваліфікованих і щойно працевлаштованих співробітників. А компанії, у яких відсутні системи керування фінансами, ризикують грошовими втратами.

Бізнес-процеси вирізняються такими характеристиками:

• повторювані;
• гнучкі;
• обмежені.

Команди можуть використовувати одну схему кілька разів для отримання аналогічного результату. Алгоритми гнучкі, тому що дають змогу вносити зміни, не впливаючи на операції. Але процеси обмежені, адже вирізняються чітко встановленими початковими і кінцевими точками з точними кроками.

Читайте також: Делегування повноважень: принципи ефективного керівництва

Види бізнес-процесів

Сьогодні є така класифікація бізнес-процесів за роллю у створенні цінності:

• допоміжні;
• основні;
• управлінські.

Допоміжні механізми призначені для створення умов, ресурсів і середовища, в яких основні процеси будуть виконані ефективно і швидко. Їхній результат спрямований на співробітників, наприклад відстеження ефективності діяльності підприємства, пошук постачальників, керування офісом.

Основні бізнес-процеси — це ті дії, які створюють цінність для зовнішнього клієнта і є основою діяльності компанії. Вони включають виготовлення продукції, надання послуг, керування логістикою, продажами, закупівлями, керування банківськими рахунками. Такі механізми безпосередньо впливають на якість товарів і задоволеність споживачів, створюючи конкурентність на ринку.

Наприклад, у галузі виробництва це може бути виготовлення автомобілів, випічка хліба, а у сфері надання послуг — розробка програмного забезпечення, надання юридичної консультації або ремонт техніки.

Управлінські процеси включають керування персоналом. Вони передбачають визначення структури команди, формування бюджету.

Основні, управлінські та допоміжні бізнес-процеси не існують ізольовано, а взаємопов’язані. Наприклад, якщо спеціалісти HR-відділу не знайдуть кваліфікованих робітників, то постраждає виробництво, тобто операційні процеси.

Читайте також: Моделювання та оптимізація бізнес-процесів на підприємстві

За рівнем деталізації виділяють такі різновиди процесів:

• макро — широке, високорівневе уявлення про основні етапи діяльності компанії;
• деталізовані — докладний опис кожного кроку, відповідальних осіб, вхідних і вихідних даних;
• мікро — найменші, елементарні дії в рамках процесу.

За сферою застосування розрізняють процеси продажів, виробництва, логістики, маркетингу, фінансів.

Основні атрибути бізнес-процесів

Розібравшись, що таке бізнес-процес і які бувають його різновиди, потрібно ознайомитися з обов’язковими атрибутами. Це характеристики або властивості, які його деталізують, описують і роблять зрозумілим. Що докладніше вони описані, то легше керувати робочими механізмами, виявляти вузькі місця, впроваджувати покращення.

Розглянемо, які 4 атрибути є ключовими в бізнес-процесі:

• вхід;
• процес;
• вихід;
• споживач.

Вхід — це все, що сприяє запуску процесу: ресурси, інформація, замовлення клієнта. Без них наступні кроки неможливі.

Процес — послідовність дій або операцій, які перетворюють вхід на результат. Це основна діяльність, наприклад виготовлення товару, надання послуги.

Виходом називають кінцевий результат або продукт, який має цінність для зовнішнього або внутрішнього клієнта. Його вважають доказом того, що процес відбувся і досяг своєї мети. Споживач — це той, хто отримує кінцевий результат.

Опис бізнес-процесів

Опис бізнес-процесів підприємства — це потужний інструмент для підвищення ефективності, покращення контролю і якості, створення фундаменту для сталого розвитку та зростання компанії.

Для опису робочого механізму треба зробити такі кроки:

• ідентифікувати процес;
• зібрати інформацію;
• змоделювати та візуалізувати алгоритм;
• проаналізувати ефективність;
• створити документацію;
• виконати моніторинг.

На першому етапі потрібно чітко визначити межі процесу. Наприклад, початок — «отримання замовлення від клієнта», а кінець — «товар доставлено покупцю». Також необхідно вибрати відділ, який буде відповідати за цей процес. Потім формулюють мету й цінність, які має забезпечити цей алгоритм.

На наступному етапі визначають фахівців, які беруть участь у процесі, аналізують документи: звіти, шаблони, інструкції, регламенти. Крім того, необхідно зазначити вхідну і вихідну інформацію (потрібні ресурси для запуску кожної стадії) й описати кінцевий результат (послуга, товар, документи).

Потім вибирають нотацію для моделювання процесу. Найпопулярнішими є:

• міжнародний стандарт BPMN — використовує широкий набір елементів, які забезпечують докладний опис, підходить для потужних проєктів;
• блок-системи (Flowcharts) — оптимальний варіант для простіших процесів, інтуїтивно зрозумілий спосіб візуалізації послідовних кроків;
• діаграми IDEFO — підходить для моделювання функціональних аспектів.

Під час аналізу звертають увагу на наявність помилок, дублювання і зайвих кроків. Потім опис оформлюють у вигляді документа, який може містити текст, візуальну модель, список учасників та їхніх ролей, характеристики входів і виходів. Моніторинг дає змогу відстежувати показники ефективності алгоритму, заохочувати співробітників надавати пропозиції щодо покращення.

Схема бізнес-процесу не є статичною, її потрібно оновлювати відповідно до змін у компанії або на ринку. Це забезпечить її актуальність та ефективність, гарантує конкурентоспроможність підприємства.

Для кращої роботи компанії важливо не тілько описати і вдосконалювати робочий алгоритм, але й оптимізувати його. Задля цього використовують сучасні технології, зокрема штучний інтелект. Наприклад, в індустрії обслуговування споживачів чатботи забезпечують цілодобову допомогу, оперативно відповідаючи на запити покупців. А у виробництві автоматизовані системи забезпечують контроль якості, точний і доступний моніторинг, який значно важче зробити вручну.

Якщо ви власник малого бізнесу, почніть опис із найбільш критичного моменту, наприклад продажу чи доставлення. Спочатку внесіть інформацію в Google Docs або зробіть записи на папері. Потім визначте вузькі місця і зробіть оптимізацію. Поступово автоматизуйте процес за допомогою сучасних інновацій.

Сервіс eDilo допомагає керівникам компаній, які займаються створенням бізнес-процесів, контролювати витрати й організовувати фінанси. Щоб почати взаємодіяти, сформуйте заявку на нашому сайті.

Приклади бізнес-процесів

Бізнес-процеси підприємства дають змогу оптимізувати робочі алгоритми, уникнути поширених помилок і зайвих кроків, які впливають на кінцевий результат. Вони відмінні в різних галузях, адже кожен сектор має унікальні операції, нормативні вимоги та очікування клієнтів. Наприклад, алгоритм у робочій компанії відрізнятиметься від механізмів у сервісно-орієнтованій сфері — охороні здоров’я. У другому випадку процеси ретельно побудовані для забезпечення безпеки пацієнтів, дотримання нормативних вимог, ефективного надання медичних послуг. Такі алгоритми охоплюють період від госпіталізації до призначення лікування і виписки.

Розібравшись, як правильно робити опис процесів, розглянемо приклади для різних сфер підприємницької діяльності.

Схема бізнес-процесів IT-компанії

Назва проєкту: розробка нової функції, власник, наприклад, — технічний директор. Метою процесу є створення і запуск нового продукту, що відповідає вимогам споживачів і бізнес-цілям. Вихід — згенерована й активна функція.

Карта бізнес-процесів ресторанної справи

Власник проєкту — менеджер ресторану. Метою є якісне обслуговування і задоволення потреб гостя. Вихід — сплачений рахунок, позитивна оцінка відвідувача.

Приклад бізнес-процесу на підприємстві з виготовлення меблів

Мета алгоритму — виготовити меблі високої якості відповідно до запитів клієнта. Результатом є готовий, відвантажений, упакований товар.

Приклад бізнес-процесу у консалтинговій компанії

Власником проєкту призначають керівника відділу консалтингу. Мета процесу — надати споживачу ефективне фінансове рішення або забезпечити його впровадження. Результат — сплачена послуга, підсумковий звіт.

Висновок

Бізнес-процес — це сукупність взаємопов’язаних дій, які дають змогу досягти певної цілі. Він є фундаментальним інструментом будь-якої підприємницької діяльності, незалежно від обсягів виробництва. Чітко описаний робочий механізм здатний позитивно вплинути на ефективність надання послуг і виготовлення товарів.

Якщо на покращення деяких бізнес-процесів не вистачає коштів у бюджеті, допоможе сервіс оплати частинами eDilo. Завдяки нашому сервісу, продавець отримує всі гроші відразу, як тільки угода завершена. Натомість покупець має змогу розраховуватися частинами, що допомагає йому краще планувати свої фінанси та більше вкладати у розвиток компанії.

FAQ

Хто є «власником» бізнес-процесу і яка його роль?

«Власник» бізнес-процесу — це конкретна особа або функціональний підрозділ, що відповідає за ефективність, результат і вдосконалення алгоритму. Його завдання полягає у розробленні документації, керуванні змінами і ризиками у процесі.

Що таке вузьке місце (bottleneck) в бізнес-процесі і як його виявити?

Вузьке місце — це етап, на якому потік роботи сповільнюється або ресурси стають недостатніми. Це спричиняє загальну неефективність і затримки у наданні послуг або виготовленні продукції. Щоб виявити таку точку, треба створити докладну схему процесу, візуалізувати кожен крок, спостерігати за виконанням запиту, використовувати програмне забезпечення для керування процесами.

Чи може бізнес-процес охоплювати кілька відділів або навіть компаній? Наведіть приклад.

Так, бізнес-процес часто охоплює кілька відділів всередині одного підприємства. Іноді він може поширюватися на кілька компаній — тоді його називають міжорганізаційним. Наприклад, виробник меблів отримує замовлення на виготовлення дивана від роздрібного магазину, який, у свою чергу, прийняв його від клієнта. У магазині задіяні відділи продажів, закупівель і логістики, бухгалтерія, а на виробництві — відділ обробки замовлень, конструкторський, закупівель, виробничий, контролю якості, відвантажень.