Тендер: що це таке і як у ньому взяти участь

Тендер — це конкурентний процес вибору постачальника товарів або послуг, який організовується замовником для отримання найвигідніших умов виконання замовлення. Малий і середній бізнес завдяки участі у відборі може знайти нових клієнтів, збільшити обсяги продажів та забезпечити стабільність у надходженні контрактів. Розгляньмо детально, що являє собою тендер, як він працює, які види є та як правильно брати в них участь.

Що таке тендер

Тендер — це форма конкурсного відбору пропозицій від різних компаній на постачання товарів, виконання робіт або надання послуг. Слово використовують як синонім до понять «електронний аукціон», «відкриті торги», «конкурс». Головна мета цієї процедури — знайти оптимальне співвідношення ціни та якості запропонованих товарів чи послуг.

Проведення конкурсу передбачає публічне оголошення умов, подання заявок учасниками та визначення переможця за заздалегідь встановленими критеріями. Основний принцип — конкурентний підхід, який дозволяє замовникові вибрати найкращу пропозицію з-поміж усіх поданих.

Переваги тендерної процедури очевидні: для компанії — можливість отримати найвигідніші умови, для виконавців — знайти нових клієнтів та розширити бізнес. Англомовний термін «tender» у перекладі означає «пропозиція», і саме на конкурсі пропозицій ґрунтується весь процес.

Види тендерів

Конкурси поділяють на кілька основних видів. Залежно від організатора:

• державні (публічні) — проводяться державними установами, органами місцевого самоврядування та підприємствами державної форми власності;
• комерційні — організовуються приватними компаніями для пошуку постачальників товарів або послуг;
• міжнародні — тендери, які проводять міжнародні організації або закордонні компанії.

Що являє собою тендер за формою проведення:

• відкриті — до участі запрошуються всі охочі компанії, що відповідають кваліфікаційним вимогам;
• закриті — допускаються лише виконавці, які отримали персональне запрошення від організатора;
• двоетапні — спочатку відбувається відбір учасників за кваліфікаційними критеріями, а потім — оцінка їхніх пропозицій.

Кожен вид має свої особливості та правила проведення, тому важливо розібратися зі специфікою конкурсу, перш ніж брати участь.

Етапи проведення тендерів

Отже, як проводиться тендер поетапно:

1. Оголошення — організатор публікує інформацію про тендер на відповідних майданчиках або власному сайті.
2. Подання пропозицій — учасники готують та подають свої пропозиції згідно з вимогами тендерної документації.
3. Електронний аукціон — у випадку електронних тендерів проводиться декілька етапів, де учасники можуть змінювати свої цінові пропозиції.
4. Оцінка пропозицій — замовник оцінює подані заявки за встановленими критеріями.
5. Визначення переможця — вибирається учасник із найкращою пропозицією.
6. Підписання договору — укладається контракт з переможцем.

Для державних тендерів етапи чітко регламентовані законодавством, зокрема Законом України «Про публічні закупівлі». Комерційні конкурси мають більш гнучкі умови, які визначають самі організатори.

Коли проводиться тендер

Випадки, коли проводиться тендер, залежать від організатора. Для державних установ законодавство зобов’язує оголошувати тендер, якщо вартість закупівлі чи замовлення перевищує встановлені порогові суми. Для товарів і послуг поріг становить 200 000 гривень, для робіт — 1,5 мільйона гривень. У випадку, якщо сума менша за встановлені пороги, замовник може провести спрощену закупівлю або укласти прямий договір.

Комерційні компанії організовують тендери при замовленні значних обсягів товарів чи послуг, реалізації великих проєктів або в разі пошуку довгострокових партнерів. Нерідко відбори проводять для модернізації виробництва, закупівлі обладнання або залучення підрядників для будівництва чи ремонту.

Періодичність проведення залежить від організатора. Деякі тендери проводять регулярно (щомісяця, щокварталу), інші — за потребою.

Хто проводить тендер

Організаторами виступають різні суб’єкти, кожен з яких переслідує власні цілі під час проведення конкурсних процедур. Хто проводить тендер:

• державні установи та органи місцевого самоврядування — міністерства, відомства, державні підприємства, школи, лікарні, міські та обласні ради;
• приватні компанії — від великих корпорацій до представників середнього бізнесу, які шукають постачальників чи підрядників;
• міжнародні організації — ООН, Світовий банк, ЄБРР та інші структури, які фінансують різноманітні проєкти;
• громадські організації — благодійні фонди та неурядові компанії, які реалізують проєкти соціального спрямування.

Кожен організатор встановлює власні правила проведення тендеру, критерії відбору учасників та оцінки пропозицій. Державні замовники зобов’язані дотримуватися законодавства про публічні закупівлі, тоді як комерційні організації мають більше свободи у формуванні умов конкурсу.

Як взяти участь у тендері

Участь у тендері — це послідовний процес, який вимагає ретельної підготовки та уваги до деталей.

Крок 1: пошук відповідних тендерів

Перший крок на шляху до участі в тендері — знайти актуальні пропозиції, які відповідають профілю діяльності компанії. Для пошуку можна використовувати різні джерела інформації.

Державні тендери публікуються в системі електронних закупівель ProZorro. Доступ до них можна отримати через авторизовані електронні майданчики, такі як E-tender, SmartTender, Zakupivli.pro. Кожен майданчик пропонує зручний інтерфейс для пошуку за різними параметрами: предметом закупівлі, регіоном, очікуваною вартістю тощо.

Комерційні тендери можна знайти на спеціалізованих платформах (наприклад, E-tender.ua для комерційних закупівель), на офіційних сайтах компаній у розділах «Закупівлі» або «Тендери», а також через професійні асоціації, а також бізнес-спільноти.

Читайте також: Моделювання та оптимізація бізнес-процесів на підприємстві

Зручним інструментом є налаштування сповіщень про нові конкурси за заданими параметрами. Така функція доступна на більшості електронних майданчиків і дозволяє оперативно отримувати інформацію про релевантні пропозиції.

Крок 2: реєстрація на тендерному майданчику

Після того як знайдено підхожий тендер, необхідно зареєструватися на відповідному електронному майданчику. Спочатку заповнюється реєстраційна форма з основною інформацією про компанію: назва, юридична адреса, код ЄДРПОУ, контактні дані. Потім проходить верифікація — підтвердження через електронну пошту або надання додаткових документів.

Після успішної реєстрації створюється особистий кабінет. Для участі в державних тендерах потрібно мати електронний цифровий підпис (ЕЦП).

Крок 3: ознайомлення з тендерною документацією

Ретельне вивчення тендерної документації — критично важливий етап, який визначає успішність участі в тендері:

• технічне завдання описує предмет закупівлі, його характеристики, обсяги, терміни постачання чи виконання робіт;
• умови участі встановлюють вимоги до учасників: наявність ліцензій, досвіду роботи, фінансового стану;
• критерії оцінки визначають, за якими параметрами оцінюватимуться пропозиції.

Особливу увагу варто приділити кваліфікаційним вимогам, адже невідповідність їм може призвести до відхилення заявки. Також важливо дотримуватися порядку проведення аукціону та інших процедурних моментів.

Якщо в тендерній документації знайдено неточності або незрозумілі вимоги, можна звернутися до замовника за роз’ясненнями. У системі ProZorro для цього передбачено окремий механізм — період уточнень.

Крок 4: підготовка тендерної пропозиції

Залежно від вимог, як проводиться тендер, потрібно підготувати комплект документів:

• заявку на участь — оформлену відповідно до зразка з тендерної документації;
• комерційну пропозицію — з цінами та умовами виконання замовлення;
• технічну пропозицію — з детальним описом пропонованих товарів чи послуг;
• документи про компанію — статут, свідоцтво про реєстрацію, ліцензії, сертифікати;
• довідки з державних органів — про відсутність заборгованості з податків, судимості у керівника тощо.

Кожен документ потрібно ретельно перевірити на відповідність вимогам тендерної документації. Особливу увагу варто приділити правильності заповнення форм та актуальності інформації.

Крок 5: подання тендерної пропозиції

Після підготовки всіх необхідних документів настає етап подання пропозиції. У державних конкурсах через ProZorro тендери подаються в електронному вигляді через особистий кабінет на авторизованому майданчику. Документи завантажуються в систему, підписуються ЕЦП та надсилаються замовнику.

Критично важливо дотримуватися термінів подання пропозицій. Система ProZorro автоматично закриває приймання заявок після закінчення встановленого строку.

Крок 6: участь в аукціоні

Якщо процес, як проходить тендер, передбачає проведення аукціону, після завершення етапу подання пропозицій відбуваються електронні торги. В системі ProZorro аукціони проводяться за принципом зниження ціни. Відбір проходить у кілька раундів, і в кожному учасники мають можливість знизити свою цінову пропозицію.

Дата та час проведення аукціону визначаються автоматично системою. Важливо заздалегідь визначити мінімальну прийнятну ціну, нижче якої компанія не готова опускатися.

Крок 7: очікування результатів та укладання договору

Після завершення процедури проведення тендеру замовник проводить оцінку заявок відповідно до критеріїв, зазначених у тендерній документації. Перевіряється відповідність учасника кваліфікаційним вимогам та відповідність пропозиції технічним критеріям.

Результати оцінки публікуються в системі, і всі учасники отримують повідомлення про прийняте рішення. У разі перемоги в тендері компанія має можливість укласти контракт.

Договір укладається відповідно до умов, зазначених у тендерній документації та пропозиції переможця. У системі ProZorro встановлено чіткі терміни для цієї процедури — не раніше ніж через 10 днів і не пізніше ніж через 20 днів після оприлюднення повідомлення про намір укласти контракт.

Висновок

Тендери — це ефективний інструмент для розвитку бізнесу, який дозволяє знаходити нових клієнтів та збільшувати обсяги продажів. Успішна участь у конкурсах вимагає розуміння процедур, ретельної підготовки документів і стратегічного підходу до формування пропозицій.

Для малого та середнього бізнесу тендери можуть стати стратегією зростання, особливо з використанням інноваційних фінансових інструментів, таких як оплата частинами від нашого сервісу eDilo. Це дозволяє мінімізувати фінансове навантаження та максимізувати можливості для розвитку.

Започаткувавши практику участі в тендерах, компанія отримує не лише нові замовлення, але й цінний досвід, який допоможе в майбутньому ефективніше боротися за контракти та розширювати клієнтську базу.

FAQ

Які головні переваги участі в тендерах для бізнесу?

Участь у тендерах відкриває доступ до великих контрактів із державними установами та корпораціями. Тендери забезпечують стабільність замовлень і прогнозований дохід на період дії контракту. Перемога в тендерах підвищує престиж компанії та зміцнює її репутацію на ринку, а також дозволяє розширити клієнтську базу.

Які ризики та недоліки слід враховувати, перш ніж брати участь у тендері?

Основні ризики — висока конкуренція та зниження маржинальності, можливість невідповідності кваліфікаційним вимогам, затримки платежів від замовників. Участь у тендерах також вимагає значних часових і ресурсних витрат на підготовку документації без гарантії перемоги.

Як розрахувати економічну вигоду від участі в тендері?

Для розрахунку необхідно оцінити прямі витрати (підготовка документації, тендерне забезпечення, сертифікати), витрати на виконання контракту (матеріали, оплата праці, логістика) та непрямі витрати (час керівництва, можливі штрафи). На основі цього визначається мінімальна прийнятна ціна пропозиції з урахуванням бажаної маржинальності.

Чи потрібно сплачувати комісії за участь у тендерах?

У системі ProZorro стягується плата за подання пропозиції, розмір якої залежить від очікуваної вартості закупівлі. Комерційні майданчики також можуть стягувати комісію за доступ до інформації або подання пропозицій. Деякі тендери вимагають внесення тендерного забезпечення, яке повертається після завершення процедури.