Як скоротити витрати бізнесу: 10 практичних кроків без шкоди для зростання

Ефективна оптимізація витрат є одним з основних інструментів стабільного розвитку бізнесу в умовах економічних коливань. Зростання цін, зміни попиту та загальна нестабільність змушують підприємців шукати способи не просто «вижити», а й утримати прибутковість. Питання в тому, як зробити витрати контрольованими та стратегічно виправданими.

Малий і середній бізнес найвразливіший, але в нього є чимало можливостей для адаптації до реалій. Наша мета проста — допомогти власникам побачити, куди «тікають» гроші, і перетворити оптимізацію на системний процес.

Швидкий аудит і способи оптимізації витрат за 7 днів

Чітка карта оптимізації витрат підприємства допоможе уникнути проблем і непорозумінь. А також запобігти неузгодженості дій. Витрати ділять за кількома критеріями:

1. Постійні. Не залежать від обсягів продажів або виробництва (оренда, зарплати, страхування, ліцензії).
2. Змінні. Безпосередньо пов’язані з діяльністю (сировина, пакування, комісії платіжних систем, логістика).
3. Операційні (OPEX). Усе, що потрібно для щоденного функціонування бізнесу. 
4. Капітальні (CAPEX). Інвестиції у довгострокові активи: обладнання, IT-інфраструктуру, ремонт, транспорт.

Коли карту складено, витрати варто згрупувати. Побачити, де саме ховаються резерви для скорочення, допоможуть такі кластери:

1. Закупівлі та запаси. Як часто ви переглядаєте ціни постачальників? Чи контролюєте оборотність складу?
2. Інфраструктура та енергія. Комунальні платежі, оренда офісу, витрати на електроенергію та обігрів.
3. Виробництво та логістика. Чи є перевитрати сировини, простої, неефективні маршрути доставки.
4. Маркетинг, продажі та обслуговування клієнтів. Зверніть увагу на рекламні кампанії без чіткого ROI, дублювання функцій між відділами, відсутність CRM-аналітики.
5. Фінанси та платежі. Комісії банків, конвертації валют, кредитні ліміти зменшують чистий прибуток.
6. ІТ та оптимізація бізнес-процесів. Підписки, ліцензії, сервери, хмарні рішення. Часто компанії платять за сервіси, якими фактично не користуються.

Таким чином можна швидко виявити ділянки, де гроші витрачаються без користі.

Читайте також: Моделювання та оптимізація бізнес-процесів на підприємстві.

Швидкий аудит за 7 днів: де «гроші на столі»

Короткий аудит допоможе зрозуміти, як скоротити витрати у бізнесі вже зараз. Впродовж тижня достатньо зібрати п’ять показників, що дають майже повну картину поточного стану (формула + пояснення):

1. Оборотність запасів: собівартість реалізованих товарів ÷ середній залишок запасів. Якщо показник нижчий за середній у вашій галузі, склад «з’їдає» гроші, які могли би працювати.
2. Співвідношення вартості залучення клієнта до його довічної цінності: CAC = маркетингові витрати ÷ кількість нових клієнтів; LTV = середній чек × середня кількість покупок на клієнта × маржа. Якщо CAC > LTV × 0,3–0,4, реклама неефективна, тож варто змінити канали або сфокусуватися на утриманні клієнтів.
3. Частка платіжних комісій: (загальна сума збору ÷ виторг) × 100%. Для малого бізнесу норма — до 2–3%. Якщо відсоток більший, перегляньте тарифи платіжних сервісів або перейдіть на агрегатори.
4. Собівартість одиниці продукції/послуги: сума витрат ÷ кількість реалізованих одиниць. У динаміці показник має знижуватися. Якщо він росте, проблема в неефективності закупівель, логістиці або персоналі.
5. Відсоток повернень і браку: кількість повернень ÷ обсяг продажів × 100%. Високий показник (понад 5%) сигналізує не лише про «виток» доходу, а й про витрати на повторну доставку, перевірку й утилізацію.

Для швидкого аналізу рекомендуємо скористатися Excel або Google Sheets. Зібрані дані покажуть, де саме бізнес «просідає» і які напрями варто оптимізувати першими.

10 кроків до скорочення витрат

Щоб компанія працювала ефективно, важливо забезпечити оптимізацію витрат бізнесу. Десять кроків допоможуть економити ресурси без шкоди для сервісу та якості:

1. Переговори з постачальниками. Переоцініть наявні контракти, консолідуйте закупівлі для отримання знижок, застосовуйте SLA. Домовляйтеся про відстрочки платежів або бартер. Навіть 3–5% економії при великих обсягах суттєво впливають на маржу.
2. Управління запасами (ABC/XYZ, min–max). Класифікуйте товари за внеском у дохід і передбачуваністю попиту, встановіть мінімальні та максимальні рівні запасів. Це звільняє обігові кошти, зменшує списання та дефіцити, даючи до 10–20% економії.
3. Інфраструктура та енергоефективність. Перевірте потребу в офісі, проведіть енергоаудит, розгляньте перехід у «хмару». Це скорочує витрати на 10–15%.
4. Документообіг та автоматизація. Перехід на електронний формат і CRM/ERP/RPA-рішення дозволяє знизити витрати на друк, архів, робочий час і помилки, прискорює облік і логістику.
5. Мапування та оптимізація. Візуалізуйте процеси, прибирайте дублювання та нецінні операції за принципами Lean, впровадьте SOP.
6. Команда і продуктивність (FTE). Оптимізуйте ієрархію, об’єднуйте схожі ролі, впроваджуйте KPI/OKR — показники ефективності. Розгляньте аутсорсинг та альтернативні формати роботи, наприклад часткову або проєктну зайнятість.
7. Маркетинг. Зменшуйте CAC через дешевші канали, збільшуйте LTV шляхом впровадження програми лояльності та персоналізації. Використовуйте скрипти продажів для стандартизації комунікацій і підвищення конверсії — працювати над утриманням клієнтів вигідніше та простіше, ніж постійно шукати нових.
8. Логістика та доставка. Використовуйте 3PL-провайдерів, оптимізуйте маршрути, перегляньте упаковку та впроваджуйте сучасні інновації в логістиці — це допоможе зменшити витрати на паливо, персонал і матеріали без шкоди для клієнтів.
9. Платежі та комісії. Перегляньте способи оплати, інтегруйте локальні або агрегаторські рішення, використовуйте системи моніторингу шахрайства. Домовляйтеся про знижки на комісії при великих обсягах.
10. Портфель продуктів і клієнтів. Аналізуйте прибутковість SKU та клієнтів, видаляйте збиткові продукти, коригуйте ціни. Вкладайте ресурси туди, де вони приносять максимальний ефект.

Наведені нами інструменти — системні способи оптимізації витрат, що дають стійкий результат у довгостроковій перспективі.

Типові помилки при оптимізації витрат компанії, які «з’їдають» маржу

Оптимізація — це не просто урізання статей бюджету, а цілеспрямований процес підвищення ефективності. Зверніть увагу на «табу» — заходи, яких слід уникати:

1. Сліпе урізання зарплат. Падіння мотивації співробітників відображається на продуктивності, плинності кадрів, зрештою — якості продукту.
2. «Вимкнення» маркетингу. Без просування бізнес втрачає трафік, лояльність і нових клієнтів, а разом із ними — прибуток. Маркетинг необхідно оптимізувати, а не зупиняти.
3. Компроміс з якістю. Навіть короткострокова економія через погіршення продукту обертається втратами: скаргами, поверненням товару, падінням репутації компанії.

Розумна оптимізація балансує між економією та стабільністю процесів, дозволяє зберегти довіру команди та клієнтів.

Як порахувати ефект від оптимізації витрат: базові формули

Аби зрозуміти, що таке оптимізація витрат, важливо не лише впроваджувати зміни, а й оцінювати їхній реальний ефект. Для цього використовують конкретні показники, які дозволяють кількісно оцінити результати:

1. Економія, %. Формула: [(витрати до − витрати після) ÷ витрати до] × 100%. Показує відносну ефективність скорочення. Приклад: витрати зменшилися з 1 млн грн до 850 тис. грн, тож економія = [(1 000 000 − 850 000) ÷ 1 000 000] × 100%, тобто 15%.
2. Економія, грн. Формула: витрати до − витрати після. Точна сума зекономлених коштів. Приклад: 1 000 000 − 850 000 = 150 000 грн економії.
3. ROI (прибутковість інвестицій). Формула: (економія − вартість впровадження) ÷ вартість впровадження. Показує, скільки прибутку принесла кожна інвестована в проєкт гривня. Приклад: якщо впровадження коштувало 30 тис. грн, а економія — 150 тис. грн, ROI = (150 000 − 30 000) ÷ 30 000, тобто 4,0 (400%, або чотириразова віддача на вкладення). У комплексі з аналізом ліквідності підприємства цей показник дозволяє точніше оцінити фінансову стійкість бізнесу.
4. Payback (термін окупності). Формула: вартість впровадження ÷ щомісячна економія. Показує, за який час проєкт окупиться. Приклад: щомісячна економія становить 15 тис. грн, інвестиції — 30 тис. грн, тож Payback = 30 000 ÷ 15 000, тобто 2 місяці.

Прості розрахунки дозволяють оцінити, наскільки скорочення витрат ефективне та доцільне для бізнесу.

Пріоритизація: ICE/RICE + матриця «вплив/складність»

Не кожна ідея економії однаково корисна. Щоб не втрачати ресурсів, виберіть 3–5 заходів, які дадуть найбільший ефект. Допоможуть дві популярні моделі:

1. ICE (Impact, Confidence, Ease) — оцінює кожен проєкт за впливом, упевненістю в результаті та простотою реалізації.
2. RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) — додає критерій охоплення (кількість підрозділів або клієнтів, яких торкнеться зміна).

Складіть матрицю «складність реалізації / очікуваний вплив». На осі X розмістіть перший показник, на Y — другий. До пріоритету потрапляють дії з високим ефектом і низькою складністю.

Для вибору ініціатив пропонуємо використовувати чекліст. Критерії пріоритетного заходу:

1. Має вимірюваний економічний ефект.
2. Не шкодить якості чи сервісу.
3. Не вимагає значних початкових інвестицій.
4. Дає результат у межах 1–3 місяців.
5. Підтримується керівництвом і командою.

Вибираючи ініціативи таким чином, ви фокусуєтеся на тих варіантах, що приносять максимальний ефект за мінімальних ресурсів, швидко окупаються і дійсно змінюють ефективність бізнесу.

Впровадження та відповідальні особи

На цьому етапі оптимізація витрат компанії переходить від теорії до практики. Щоб не виникло непорозумінь, використовуйте підхід RACI:

1. Responsible (виконавець): хто безпосередньо реалізує зміни.
2. Accountable (відповідальний): хто затверджує рішення та бере на себе результат.
3. Consulted (консультант): експерти (суміжні відділи), яких треба залучити.
4. Informed (поінформований): усі, кого стосуються зміни (не беруть участі в реалізації).

Вам також знадобляться робочі артефакти: чекліст з ініціативами, термінами та показниками; SOP — стандарти нових процесів після оптимізації; звіт про економію з розрахунком фактичного ROI та Payback. Із таким підходом можна забезпечити контрольоване, прозоре, точне виконання поставлених завдань.

Моніторинг: як утримати економію у довгостроковій перспективі

Оптимізація потребує постійного моніторингу. Щоб зберегти результат у довгостроковій перспективі, створіть дашборд із важливими метриками:

1. План./факт. Порівняння очікуваної економії з реальною.
2. Валова та операційна маржа. Перша показує прибуток після покриття вартості виробництва або закупівлі товарів, друга — всіх операційних витрат (оренда, зарплати, маркетинг тощо).
3. Оборотність запасів. Швидкість, з якою продаються товари (що скоріше, то краще).
4. CAC/LTV. Баланс між вартістю залучення клієнта і його довічною цінністю.
5. Частка платіжних комісій. Відсоток доходу, який «з’їдають» комісії банків і сервісів.
6. Частка повернень і браку. Рівень втрат через неякісні товари чи сервіс.
7. Виконання SLA з постачальниками. Контроль дотримання домовлених стандартів якості та термінів.

Встановіть ритуали контролю: щотижневі короткі зустрічі для аналізу фактів і щомісячний звіт із висновками.

Висновки

Підприємства, які системно працюють із даними, процесами та командою, створюють запас міцності в довгостроковій перспективі навіть у кризові часи. Для скорочення витрат у бізнесі виберіть 3–5 першочергових заходів, призначте відповідальних і розпочніть упровадження сьогодні — результат не забариться. Знизити витрати та водночас стимулювати попит допоможе наш онлайн-сервіс оплати частинами eDilo — сучасне рішення для бізнесу. Ви отримуєте всю суму для покупки відразу, а клієнти — можливість сплатити її поступово.